Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Webinare über Zoom
Wir nutzen Zoom für Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.
Grundsätzlich haben wir uns bei der Nutzung von Zoom auf einen weitreichenderen Schutz Ihrer Daten entschieden. Wir nutzen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE). Das bedeutet, dass nur die jeweiligen Kommunikationspartner die Videokonferenz entschlüsseln können, die Daten bleiben während des gesamten Übertragungsweges verschlüsselt. Die Server von Zoom haben keinerlei Zugriff auf die Schlüssel, die zum Entschlüsseln der Meeting-Inhalte erforderlich sind. Unsere IT hat diese Verschlüsselung standardmäßig voreingestellt. Erkennen können Sie dies an diesem Schloss-Symbol auf dem Meeting-Bildschirm.
Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind jedoch verschiedene Funktionen nicht mehr möglich, z. B. Aufzeichnung in der Cloud, Breakout-Sessions, Emojis und Handzeichen sowie private Textchats. Sind diese Funktionen in einem Online-Meeting zwingend notwendig, kann der Meeting-Leitende diese Verschlüsselung durch unsere IT aufheben lassen. Dann wird das oben genannte Symbol nicht angezeigt.
1. Wann setzen wir Zoom ein?
Wir nutzen Zoom insbesondere für Kurse, Besprechungen, Veranstaltungen, Bewerbungsgespräche und die Zusammenarbeit mit Beschäftigten, Kursleitungen, Teilnehmenden und externen Partnern. Online-Meetings werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Wenn eine Aufzeichnung vorgesehen ist, informieren wir Sie vorher über den Zweck und die Rechtsgrundlage.
2. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“, ist die VHS-Gruppe vertreten durch:
Volkshochschule Braunschweig GmbH
Alte Waage 15
38100 Braunschweig
Tel. 0531 2412-0
info@vhs-braunschweig.de
Soweit eine andere Gesellschaft der VHS-Gruppe das Online-Meeting veranstaltet, ist diese für die damit verbundene Datenverarbeitung verantwortlich.
Zoom verarbeitet die zur Bereitstellung des Dienstes erforderlichen Daten grundsätzlich als unser Auftragsverarbeiter. Hierzu besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Teilnahme an einem Online-Meeting ist grundsätzlich kein eigenes Zoom-Konto erforderlich.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Zoom werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Teilnehmer- und Kontaktdaten, z. B. Name bzw. Anzeigename und E-Mail-Adresse,
- Meeting- und Nutzungsdaten, z. B. Meeting-ID, Beginn, Ende und Dauer der Teilnahme,
- Geräte- und Verbindungsdaten, z. B. IP-Adresse, Betriebssystem, Browser oder verwendete Zoom-App.
Wenn Sie Kamera, Mikrofon, Chat, Bildschirmfreigabe oder andere Funktionen nutzen, werden auch die dabei entstehenden Audio-, Video-, Text- und sonstigen Inhaltsdaten verarbeitet. Welche Daten tatsächlich anfallen, hängt davon ab, welche Funktionen Sie während des Online-Meetings nutzen.
4. Warum dürfen wir diese Daten verarbeiten?
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Anlass des Online-Meetings.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere
- zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
- zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder
- auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten digitalen Kommunikation, Zusammenarbeit und Durchführung unserer Angebote nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit wir für eine bestimmte Verarbeitung Ihre Einwilligung einholen, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
5. Wer bekommt Ihre Daten?
Zoom erhält personenbezogene Daten, soweit dies für die technische Bereitstellung und Durchführung des Online-Meetings erforderlich ist. Zoom setzt hierfür auch Unterauftragsverarbeiter ein. Andere Teilnehmende können die Informationen sehen oder hören, die Sie im Online-Meeting für sie freigeben. Dies betrifft insbesondere Ihren Anzeigenamen sowie gegebenenfalls Ihre Audio- und Videobeiträge, Chatnachrichten oder Bildschirmfreigaben. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
6. Werden Daten außerhalb Europas verarbeitet?
Wir nutzen die von Zoom angebotene Datenresidenz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Bestimmte Daten werden dadurch grundsätzlich innerhalb des EWR verarbeitet bzw. gespeichert.
Da Zoom ein weltweit tätiger Anbieter ist, können bestimmte personenbezogene Daten dennoch außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden.
Solche Datenübermittlungen erfolgen nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom finden Sie in den Datenschutzinformationen von Zoom (https://www.zoom.com/de/trust/privacy/)
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Daten aus Online-Meetings werden gelöscht, wenn sie für die Durchführung, Dokumentation oder Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Für Daten, die Zoom in unserem Auftrag verarbeitet, gelten ergänzend die mit Zoom vereinbarten Lösch- und Aufbewahrungsregelungen.
8. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten,
- Berichtigung falscher Daten,
- Löschung Ihrer Daten,
- Einschränkung der Verarbeitung,
- Datenübertragbarkeit und
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung.
Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für uns zuständig ist:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
9. Datenschutzbeauftragte
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten wenden.
Sie erreichen diese wie folgt:
Volkshochschule Braunschweig GmbH
Alte Waage 15
38100 Braunschweig
Tel. 0531 2412-0
E-Mail: datenschutz@vhs-braunschweig.de
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom finden Sie in den Datenschutzinformationen von Zoom (https://www.zoom.com/de/trust/privacy/)
10. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Nutzung von Zoom, unsere Einstellungen, die eingesetzten Funktionen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.
Es gilt die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise.
Stand: 19.08.2026